Lista de recursos

El esquema de la Vista de recursos contiene una lista de los recursos disponibles para el proyecto. Al igual que en el esquema de tareas de la Vista de esquema de proyecto, la lista se organiza en filas y columnas. Cada fila representa un recurso (o grupo) y cada columna contiene un tipo de información relacionada con ese recurso.

Crear y eliminar recursos

Una parte esencial de la preparación del proyecto consiste en describir los recursos que forman el equipo de trabajo, así como los materiales y el equipo físico que emplearán para completar los objetivos. La lista de recursos ofrece una forma rápida y eficiente de hacerlo.

Existen varias formas de crear ítems nuevos en la vista de recursos:

• Selecciona un ítem de la lista de recursos y pulsa Retorno (o Comando-Retorno, dependiendo de las opciones del teclado elegidas en las preferencias generales de OmniPlan).
• Haz clic en el botón Añadir de la barra de herramientas que aparece en la parte superior del esquema.
• Arrastra una tarjeta de los Contactos de macOS a la lista de recursos para crear un recurso de personal con esa información de contacto.
• Haz control-clic y elige Añadir > Recurso del menú contextual.

Existen varios procedimientos para eliminar un recurso o un grupo de recursos:

• Selecciona un recurso o un grupo en el esquema y pulsa la tecla Suprimir.
• Selecciona el ítem y haz clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas situada encima del esquema.
• Selecciona el ítem, haz control-clic para revelar el menú contextual y elige la opción Eliminar.

Tipos de recursos

Entender los distintos tipos de recursos de OmniPlan es útil cuando se trabaja en la Vista de recursos.

Personal

Los recursos más importantes de un proyecto son probablemente las personas que se encargan de su ejecución. En OmniPlan, están representados por los recursos de Personal. Como ser humano único, cada miembro del personal está representado por una dirección de correo electrónico que lo identifica en todos los proyectos en los que participe.

Equipo

Las herramientas, la maquinaria, los ordenadores y otros equipos utilizados para completar el proyecto se representan en OmniPlan como recursos de Equipo. El recurso Equipo es similar al recurso Personal en muchos aspectos, pero carece de la noción de identidad única.

Material

Los ingredientes, los suministros de construcción, los alimentos y otros componentes utilizados en el proceso de ejecución del proyecto se representan en OmniPlan como recursos de tipo Material. A diferencia de los recursos Personal y Equipo, los materiales dedicados a las tareas se consumen en el momento de su uso, por lo que se representan por el número de unidades necesarias.

Grupo

Un Grupo no es un recurso en sí mismo. Más bien es una forma de agrupar otros recursos bajo el mismo paraguas, por ejemplo, para indicar que varios miembros del personal forman parte del mismo equipo.

Los recursos se agrupan igual que las tareas.

Columnas de la lista de recursos

Al igual que con los esquemas de tareas de la Vista de esquema de proyecto y de la Vista de Gantt, puedes personalizar el esquema en la Vista de recursos de manera que se muestren las columnas de datos que sean relevantes para tu proyecto. Haz control-clic en la cabecera del esquema o elige Visualización > Lista de recursos > Personalizar columnas para elegir qué columnas mostrar.

Las columnas de propiedades de los recursos que puedes elegir para que aparezcan en el esquema son las siguientes.

Adjuntos

Haz clic en el icono de flecha de la fila seleccionada para ver un menú con los archivos enlazados o para enlazar un archivo si no hay ninguno enlazado. Las filas con enlaces a archivos muestran un icono aunque no estén seleccionadas.

Notas

Haz clic en el icono de nota de la fila seleccionada para mostrar u ocultar la nota del ítem o para crear una nota si todavía no hay ninguna. Las filas con notas muestran el icono de una nota aunque no estén seleccionadas.

ID único

El ID único es un número que se asigna a cada recurso para identificarlo de forma inequívoca, aunque cambie de nombre o de posición en el esquema. El ID único no cambia nunca y a cada tarea o recurso que crees se le asigna un número de ID único nuevo. Estos números son útiles para cotejar ítems al importar y exportar proyectos entre OmniPlan y otras aplicaciones.

Recurso

El nombre del recurso, que puede editarse aquí o en el inspector de Información de recursos.

Unidades

La columna Unidades tiene diferentes atributos dependiendo del tipo de recurso:

• Personal, Equipo: cantidad de esfuerzo de recursos disponible para el proyecto, expresado en porcentaje. Se puede editar aquí o en el inspector de Información de recursos.

• Material: número de veces que se utiliza un recurso en todo el proyecto. Es igual a la suma de las unidades asignadas a las tareas en el proyecto. No se puede editar aquí directamente.

Eficiencia

La cantidad de esfuerzo por tiempo que puede ejercer un recurso Personal o Equipo, expresada en porcentaje. Un recurso que funciona con una eficiencia del 50% (un nuevo empleado en formación, por ejemplo), necesita dos horas para completar un esfuerzo equivalente a una hora.

Coste/uso

El coste económico fijo en que se incurre cada vez que se asigna un recurso a una tarea del proyecto o (en el caso de los recursos materiales) por cada unidad de recurso utilizado.

Coste/hora

El coste económico por hora de esfuerzo que el recurso gasta trabajando en el proyecto.

Coste total

Suma de los costes de uso del recurso y los costes por hora. Este valor no puede editarse directamente.

Total horas

La suma de las horas de esfuerzo del recurso asignado en todo el proyecto. Este valor no puede editarse directamente.

Total usos

Número de veces que el recurso se asigna a una tarea a lo largo del proyecto o (en el caso de los recursos materiales) el número total de unidades utilizadas por el proyecto.

Tipo

El tipo de recurso. Haz clic en el icono Tipo y elige el tipo: Personal, Equipo, Material o Grupo.

Semana laboral personalizada

En esta columna aparece un icono si un recurso tiene una semana laboral distinta de la utilizada por omisión. La semana laboral por omisión de un recurso viene definida por el elemento superior (si es miembro de un grupo) o por el proyecto (si no lo es). Haz clic en el icono para ver la semana laboral del recurso.

Excepción de la programación

En esta columna aparece un icono si el recurso tiene una programación de trabajo que no coincide con su semana laboral; por ejemplo, cuando alguien está de vacaciones. Puedes hacer clic en el icono para consultar la programación de trabajo del recurso y desde allí consultar las fechas resaltadas en naranja para ver dónde están las excepciones.

Cronograma de recursos

Cuando quieras administrar el proyecto desde el punto de vista de recursos disponibles, el cronograma de la vista de recursos te ayudará a visualizar y controlar tus activos.

1. Haz clic en el botón del gráfico de barras para mostrar u ocultar el gráfico de carga debajo del cronograma de cada recurso.

2. El cuadro presenta un cronograma con las tareas de cada recurso que selecciones en el esquema. Si no se selecciona ningún recurso, el cuadro muestra los cronogramas de todos. Si el recurso no está disponible durante las horas normales de trabajo (porque tiene un tiempo libre personalizado), las horas no disponibles aparecen con el fondo de color de las horas libres, elegido en el inspector Estilos.

3. Debajo de los cronogramas de los recursos, el cronograma Sin asignar muestra las tareas que no están asignadas a ningún recurso. Puedes arrastrar tareas entre los cronogramas para cambiar las asignaciones.

4. Una barra azul en el gráfico de carga que representa el tiempo en el que el recurso se utiliza al 100% de sus unidades disponibles.

5. Una barra rosa en el gráfico de carga representa el tiempo en el que el recurso se utiliza a más del 100% de sus unidades disponibles. Puedes equilibrar el proyecto para aligerarlo.

6. Puedes cambiar el intervalo de fechas visible y las cabeceras de las fechas en el cronograma de la misma manera que en el diagrama de Gantt. Elige una escala en el menú Lupa o haz clic y arrastra en el área de la cabecera de la fecha.

Personalizar etiquetas de tareas del cronograma

Al igual que con el diagrama de Gantt, puedes realizar un seguimiento de la información periódica y acumulativa y ver las etiquetas de las tareas en el cronograma de la Vista de recursos con los datos de la columna que elijas. Selecciona Visualización > Cronograma > Personalizar etiquetas de tareas para abrir el editor de etiquetas de tareas del cronograma del recurso.

Programar horas normales

Para configurar el calendario de un proyecto, se necesitan dos componentes: las Horas normales del proyecto y de los recursos individuales, que representan la semana de trabajo normal; y las Horas personalizadas, que son excepciones a la programación normal.

En el modo Horas normales, modificarás el calendario de trabajo de todo el proyecto (cuando no haya recursos seleccionados), así como las horas de trabajo normales de los miembros individuales del personal (seleccionándolos en el esquema). Las horas de trabajo normales se representan en el calendario mediante bloques verdes.

Las Horas normales son un patrón general de horas de trabajo que se siguen en una semana estándar. Este patrón de horas se aplica a todas las semanas del proyecto, determinando así cuántas horas de esfuerzo pueden completarse cada día.

El bloque verde representa segmentos del tiempo de trabajo. Puedes arrastrar los bordes de un bloque para configurar el intervalo de la fecha y la hora. Haz clic en un bloque para seleccionarlo. A continuación, puedes pulsar las teclas de flecha para moverlo o Suprimir para eliminarlo.

Arrastra o haz doble clic en un área vacía para crear un nuevo bloque de tiempo y arrastra a cualquier parte presionando la tecla Mayúsculas para dibujar un bloque rojo que borre horas de trabajo. Estas técnicas son útiles para dividir bloques que abarcan varios días, de manera que puedas ajustarlos individualmente.

Configurar las horas normales de un recurso

Los recursos heredan las programaciones de semana laboral del proyecto, aunque pueden personalizarse individualmente seleccionándolos en el esquema. (Si no hay nada seleccionado, puedes modificar las horas de trabajo de todo el proyecto.)

Como las horas de todo el proyecto, las horas de trabajo de un recurso individual están representadas por bloques verdes en el calendario. Se pueden editar con las mismas herramientas con las que se editan las horas normales del proyecto.

Si la semana laboral de un recurso no coincide con la normal de todo el proyecto, aparece el icono de semana laboral personalizada en la columna Semana laboral personalizada. Haz clic en él para ver la semana personalizada del recurso seleccionado.

Programar horas personalizadas

Las Horas personalizadas son un calendario de las horas de trabajo de días concretos. Puedes configurar vacaciones, medias jornadas, horas extraordinarias y otras excepciones a la semana de trabajo normal. Como sucede con una semana laboral normal, existe una programación personalizada para todo el proyecto, que es la que heredan los recursos, pero también puedes personalizar las programaciones de cada recurso por separado.

1. Para navegar por las próximas semanas y meses, usa el minicalendario. Haz clic en las flechas para pasar de un mes a otro; Opción-clic para desplazarte de año en año.

2. La semana laboral normal aparece con un borde verde punteado, para que puedas ver en qué difiere la programación de esta semana cuando empieces a hacer cambios.

3. Arrastra o haz doble clic en un área vacía para crear un nuevo bloque de horas de trabajo, como si estuvieras editando las horas normales del proyecto. Pulsando Mayúsculas, arrastra en cualquier lugar para dibujar un bloque rojo que representa las horas no disponibles para el trabajo.

4. Un recurso con horas personalizadas inminentes lleva la marca en la columna Excepción de programación; haciendo clic en el icono se muestra también el cambio en cuestión.

5. Puedes añadir excepciones de calendario personalizadas al proyecto o a un recurso seleccionado. Para ello haz clic en el botón Más debajo de la lista Días personalizados. Se abre un menú para designar horas de trabajo adicionales, horas libres o días libres enteros.

6. Cuando consultes las horas personalizadas de un recurso individual, utiliza el menú del Engranaje debajo de Días personalizados para mostrar u ocultar las fechas personalizadas heredadas (fechas que forman parte de la programación de horas personalizadas del proyecto). Las fechas heredadas aparecen atenuadas en la lista.